Eigene App und KI-Agenten für Steuerkanzleien, vom Einzelberater bis zur Sozietät
Mehr Mandate. Ohne neue Stellen.
DATEV bleibt. KI-Agenten übernehmen, was drumherum Zeit frisst: Unterlagen nachfordern, Mandantenfragen sortieren, Bescheide vorprüfen, neue Mandate anlegen.
Was lässt sich bei Ihnen automatisieren? Kostenfrei prüfen
Sie kennen das
Ihre Fachkräfte jagen Belegen hinterher.
DATEV kann die Buchhaltung. Doch zwischen Mandant und Kanzlei liegt eine Menge Handarbeit, die niemand gelernt hat, um sie zu machen.
- Dieselben Belege werden jeden Monat nachgefordert.
- Das Telefon unterbricht die Fachkraft bei jeder Abgabe.
- Bescheide werden von Hand mit der Erklärung verglichen.
- Ein neues Mandat zieht Wochen an Formularen nach sich.
- Fristen hängen am Kopf einzelner Mitarbeiter.
- Mandate lehnen Sie ab, weil das Team voll ist.
Wenn es so bleibt
Sie können nicht wachsen, wenn Sie niemanden finden.
Nur 23,2 Prozent der Kanzleien, die Stellen besetzen wollten, konnten das laut STAX 2024 vollständig, 2018 war es noch über die Hälfte. Berufsträger sind im Schnitt 53,6 Jahre alt. Ohne neue Leute hängt jedes weitere Mandat an denen, die schon voll sind.
Beispiel: Kanzlei mit vier Mitarbeitern
| 4 Mitarbeiter × 62.000 € Vollkosten | 248.000 € |
| Programme (1.200 € im Monat) | 14.400 € |
| Kosten dieses Bereichs im Jahr | 262.400 € |
| Davon 20 % Routine (Annahme) | 52.480 € |
Beispielrechnung mit angenommenen Werten, keine Kundenzahlen und kein Ergebnisversprechen. Mit Ihren Zahlen rechnen Sie im Rechner unten.
Der Abend gehört nicht mehr dem Nachfragen.
Die Lösung
Ihre KI-Agenten arbeiten um DATEV herum.
Das Buchen fassen wir nicht an, da ist DATEV zu Hause. Die Agenten organisieren die Zusammenarbeit mit Mandanten und die Abläufe in der Kanzlei. Die Anbindung läuft über die Wege, die DATEV dafür vorsieht.
Unterlagen-Nachlauf
Der Agent weiß, was je Mandant fehlt, fordert nach und meldet nur, was offen bleibt.
Mandantenfragen
Fragen werden vorsortiert, Antworten als Entwurf vorbereitet. Der Berufsträger gibt frei.
Bescheidprüfung
Abweichungen zwischen Bescheid und Erklärung werden markiert.
Onboarding
Vollmacht, Stammdaten und Unterlagen laufen als geführter Ablauf.
Fristen
Alle Fristen und Zuständigkeiten stehen im System, nicht im Kopf.
Kanzleiwissen
Vorgehen, Vorlagen und Antworten sind abrufbar. Einarbeitung wird kürzer.
Was wir für Sie bauen
Alles für Kanzleiinhaber. In einer App, die für Sie arbeitet.
Nicht nur einzelne Agenten: Wir bauen Ihre eigene App, in der Ihr ganzes Unternehmen läuft. Mit Kundenportal, automatisierten Abläufen und Anbindung an die Programme, die Sie behalten wollen.
Ihre Unternehmens-App
Kunden, Aufträge, Termine, Dokumente, Rechnungen, Team und Zahlen an einem Ort. Gebaut nach Ihren Abläufen, nicht nach einem Standardprogramm.
KI-Agenten
Digitale Mitarbeiter mit festen Aufgaben: Mails beantworten, Angebote schreiben, Rechnungen stellen, nachfassen. Rund um die Uhr, auch im Urlaub.
Kundenportal
Ihre Kunden sehen den Stand, laden Unterlagen hoch, buchen Termine und unterschreiben online. Das spart Rückfragen und Telefonate.
Automatisierte Abläufe
Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung greift jeder Schritt in den nächsten. Nichts bleibt liegen, nichts wird doppelt getippt.
Anbindung Ihrer Systeme
E-Mail, Kalender, Telefon, Buchhaltung, DATEV und Ihre Fachsoftware werden angebunden. Was gut läuft, bleibt.
Steuerung und Zahlen
Auswertungen, Wochenberichte und Warnungen, wenn etwas hängt. Sie sehen jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht.
Was Sie davon haben
Weniger Kosten. Mehr Gewinn. Mehr Leben.
- Stellen, die Sie nicht findenDie Agenten übernehmen, wofür Sie keine Bewerber bekommen. Ihre Fachkräfte arbeiten wieder am Fall.
- Weniger PlatzbedarfMit digitaler Mandantenakte und weniger Papier reichen weniger Arbeitsplätze und Archivfläche.
- Weniger NebenprogrammePortal, Fristenliste und Vorlagen laufen zusammen. DATEV bleibt.
- Niedrigere FixkostenMehr Mandate tragen sich, ohne dass die Lohnkosten im gleichen Maß steigen.
- Mehr Mandate, mehr GewinnSie müssen Neumandate nicht mehr ablehnen, und Ihre Stunden gehen in die Beratung.
- Keine Abende mehr im NachlaufNiemand jagt mehr Belegen hinterher. Das erledigt der Agent, freundlich und jeden Tag.
Der Ablauf in der Praxis
Ein Monat, vom fehlenden Beleg bis zum geprüften Bescheid
So sieht das im Alltag aus: Links arbeitet Ihre App mit ihren KI-Agenten, rechts sehen Sie, was für Sie übrig bleibt.
- 1Belege fehlen
KI-AgentErkennt, was im Monat fehlt, und schreibt den Mandanten an.
SieIhr Team sieht nur noch die Ausnahmen.
- 2Nachlauf
KI-AgentErinnert, sammelt ein und ordnet zu.
SieDie Unterlagen sind da, wenn Sie anfangen.
- 3Mandantenfrage
KI-AgentSortiert die Frage, sucht im Kanzleiwissen und bereitet die Antwort vor.
SieSie prüfen und senden.
- 4Bescheid kommt
KI-AgentLiest den Bescheid und vergleicht ihn mit der Erklärung.
SieSie entscheiden über den Einspruch.
- 5Frist
KI-AgentTrägt Frist und Vorprüfung ein und erinnert rechtzeitig.
SieNichts läuft mehr über.
- 6Mandant informiert
KI-AgentBereitet die Mail mit Ergebnis und nächsten Schritten vor.
SieSie geben frei.
Was alles geht
Das alles läuft für Kanzleiinhaber automatisch.
Unterlagen-Nachlauf
- Fehlende Belege erkennen
- Mandanten erinnern
- Eingänge zuordnen
- Stand je Mandant zeigen
- Eskalieren, wenn nichts kommt
Mandantenkommunikation
- Mails vorsortieren
- Antworten aus Kanzleiwissen vorbereiten
- Rückrufe planen
- Rundschreiben entwerfen
- Termine koordinieren
Bescheide
- Bescheide auslesen
- Mit der Erklärung vergleichen
- Abweichungen markieren
- Einspruchsfrist eintragen
- Schreiben vorbereiten
Onboarding
- Neue Mandate anlegen
- Unterlagen anfordern
- Vollmachten nachhalten
- GwG-Unterlagen sammeln
- Willkommensablauf
Kanzleibetrieb
- Fristen und Termine
- Aufgaben im Team verteilen
- Honorarrechnungen vorbereiten
- Offene Posten nachhalten
- Bewerbungen vorsortieren
Wissen und Überblick
- Kanzleiwissen durchsuchen
- Einarbeitung neuer Kräfte
- Auslastung je Mitarbeiter
- Rentabilität je Mandat
- Wochenbericht
Ihr Tag
Dieselbe Frist, zwei Wege.
Heute
- Belege nachtelefonieren
- Fragen unterbrechen die Abgabe
- Bescheid von Hand vergleichen
- Onboarding per Mail
- Frist im Kopf
Mit Ihrer App
- Erinnerungen laufen von selbst
- Fragen vorsortiert, Antwort als Entwurf
- Abweichungen sind markiert
- Geführter Ablauf für neue Mandanten
- Frist im System, mit Vertretung
Einspar-Rechner
Was kostet Sie die Arbeit um die Arbeit?
Tragen Sie Ihre Werte ein. Arbeiten Sie allein, stellen Sie den ersten Regler auf 1 und nehmen Sie als Vollkosten, was Ihre eigene Stunde wert ist. Der Routine-Anteil ist eine Annahme, die wir im Gespräch für Ihren Betrieb prüfen.
Beispielrechnung, kein Ergebnisversprechen. Sie zeigt das rechnerische Potenzial Ihrer Eingaben. Was erreichbar ist, hängt von Ihren Abläufen ab.
Aus der Praxis
Keine Theorie. Drei Fälle aus dem echten Betrieb.
Die Rechnung oben ist ein Beispiel. Dass das Prinzip trägt, zeigen drei Betriebe von Hans Schneider, die selbst auf KI-Agenten laufen.
KI-Agenten erledigen Verkauf, Kundenprojekte, Webseiten, Verträge, Rechnungen, Wissen und Personal in einer eigenen App. Personal- und Softwarekosten sind massiv gesunken, und die Agentur hat dabei mehr Kunden aufgenommen.
Schneider Marketing
Eine Förderberatung mit Bildungsträger läuft mit einem kleinen Kernteam. KI-Agenten übernehmen Förder-Pipelines, Verträge und Forderungen, das digitale Klassenzimmer läuft in derselben App.
Schneider Consulting
Ein Kapitalanlagen-Haus hat seinen Vertrieb von Beginn an mit KI-Agenten aufgebaut: E-Mail, Kalender, Terminbuchung, Videotermine, Kundenportal und Provisionen laufen in einer App. Die Vertrieblerin führt ihren Arbeitstag darin.
Haus FalkenriedAlle sind Unternehmen von Hans Schneider.
Grenzen, die wir ernst nehmen
Verschwiegenheit ist bei uns kein Nebensatz.
Die Bundessteuerberaterkammer hat eine FAQ zu KI veröffentlicht, aktueller Stand Oktober 2026. Daran richten wir uns aus:
- Vertrag und Verpflichtung nach § 62a StBerG, Dienstleister mit Geheimhaltungspflicht.
- Prüfung der Auslandsfrage je KI-Modell, bevor Mandantendaten fließen.
- Ob eine Mandanteneinwilligung nötig ist, klären Sie mit uns je Einsatz. Die Fachliteratur sieht das nicht einheitlich.
- Die Verantwortung bleibt beim Berufsträger, KI liefert nur Entwürfe.
- GoBD-Anforderungen an Belege bleiben gewahrt, die Buchführung bleibt in DATEV.
Der Ablauf
In vier Schritten zum automatisierten Unternehmen.
- 1
Kostenfreies Gespräch
Sie sprechen mit Hans Schneider oder Harald Müller, am Telefon oder per Video. Sie sehen echte Abläufe aus unseren eigenen Unternehmen und erfahren offen, ob sich das für Sie lohnt.
- 2
Analyse und Plan
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und zeigen Ihnen, was sich automatisieren lässt, wo der größte Hebel liegt und in welcher Reihenfolge wir vorgehen.
- 3
Umsetzung
Wir bauen Ihre App, das Kundenportal und die KI-Agenten Schritt für Schritt, beginnend beim teuersten Ablauf. Sie arbeiten früh damit, damit alles zu Ihrem Alltag passt.
- 4
Laufende Betreuung
Wir betreiben die App, halten alles sicher und entwickeln es mit Ihrem Geschäft weiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner, Ihren Client Lead.
Über uns
Das Team hinter Ihrer Automatisierung.
Wir sind KI-Automatisierungsexperten und arbeiten selbst jeden Tag mit unseren eigenen Apps und KI-Agenten. Sie bekommen keinen Vertriebler und keinen anonymen Support, sondern einen festen Client Lead und ein Team, das Ihre App baut, prüft und betreut.
Hans SchneiderGründer und Geschäftsführer
Harald MüllerLeitung Strategie, Ihr Ansprechpartner
Dominik von StrachwitzLeitung Umsetzung und KI-Automatisierung
Alexander SeitzKI-Manager, baut und überwacht die Agenten
Florian WölflKI-Automatisierung und Schnittstellen
Esther AmthorTeamleitung Client Leads
Sebastian BockClient Lead
Eduard ChernykhClient Lead
Jennifer MichaelisQualität und Projekte
Maik MüllerStrategieberatung
Natalia ChernykhLeitung Administration
Oliver BielawskiBackoffice
Was uns Kanzleiinhaber zuerst fragen
DATEV kann das doch inzwischen selbst.
Bei Rechnungen und Belegen wird DATEV immer besser, und das ist gut. Wir greifen dort nicht an. Unser Thema ist die Organisation rund um Mandanten und Team.
Muss ich meine Mandanten um Zustimmung bitten?
Das hängt vom Einsatz ab und ist in der Fachliteratur umstritten. Wir legen das vor dem Bau gemeinsam fest. Eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht.
Wer haftet?
Die Verantwortung bleibt beim Berater. Darum bereitet das Kontor nur vor, und Sie geben frei.
Wie kommen die Agenten an DATEV-Daten?
Über die dafür vorgesehenen Wege, mit Freigabe durch die Kanzlei. Was bei Ihnen möglich ist, prüfen wir vorab.
Was kostet das?
Das hängt von Größe und Umfang ab. Eine seriöse Zahl nennen wir, sobald wir Ihre Abläufe kennen, zusammen mit der Rechnung, was Sie heute ausgeben. Das erste Gespräch ist kostenfrei.
Der erste Schritt
Finden wir die Stunden in Ihrer Kanzlei.
Sagen Sie uns kurz, wo Ihr Team die meiste Zeit verliert. Hans Schneider oder Harald Müller melden sich persönlich und sagen Ihnen offen, ob sich KI-Agenten für Sie lohnen.
Hans SchneiderGründer und GeschäftsführerHarald MüllerLeitung StrategieIhre Ansprechpartner