Eigene App und KI-Agenten für Agenturen, Freelancer und Dienstleister mit vielen Kundenprojekten
Ihre Leute sollen am Kunden arbeiten, nicht an Übergaben.
KI-Agenten erledigen Briefing, Projekt, Freigabe, Reporting und Rechnung. Sie schreiben vor, fassen zusammen und erinnern. Ihr Team entscheidet und gestaltet.
Was lässt sich bei Ihnen automatisieren? Kostenfrei prüfen
Sie kennen das
Mehr Kunden heißt bei Ihnen bisher: mehr Köpfe.
Jeder Kunde bringt Abstimmung, Freigaben, Reportings und Nachfragen mit. Das wächst schneller als der Umsatz. Das liegt nicht an Ihrem Team: Kein Werkzeug führt den Kunden vom Angebot bis zur Rechnung, also tragen ihn Ihre Leute von Hand durchs Haus.
- Das Briefing steht im Protokoll, die Aufgabe im Board, die Rückfrage im Chat.
- Jedes Reporting wird von Hand aus mehreren Quellen gebaut.
- Wer einen Kunden übernimmt, liest sich erst durch drei Postfächer.
- Leistungen rutschen durch, weil niemand sie abrechnet.
- Freigaben hängen, und der Zeitplan rutscht.
- Für jedes Werkzeug läuft ein eigenes Abo.
Wenn es so bleibt
Wenn Kunden KI erwarten, rechnet sich Handarbeit nicht mehr.
Im GWA-Frühjahrsmonitor 2026 mit 92 Agenturen meldet gut die Hälfte ein Umsatzminus für 2025, rund 55 Prozent hatten weniger Festangestellte als im Vorjahr, die Rendite lag im Schnitt bei 7,5 Prozent. 61 Prozent nennen KI-Kompetenz als stärkste neue Kundenforderung.
Beispiel: Agentur mit fünf Personen
| 5 Personen × 65.000 € Vollkosten | 325.000 € |
| Programme (1.500 € im Monat) | 18.000 € |
| Kosten dieses Bereichs im Jahr | 343.000 € |
| Davon 25 % Routine (Annahme) | 85.750 € |
Beispielrechnung mit angenommenen Werten, keine Kundenzahlen und kein Ergebnisversprechen. Mit Ihren Zahlen rechnen Sie im Rechner unten.
Ihre Leute arbeiten am Kunden, nicht an der Übergabe.
Die Lösung
Ihre KI-Agenten laufen in der ganzen Agentur.
Verkauf, Projekte, Reporting und Abrechnung laufen an einem Ort. Was gut läuft, zum Beispiel Ihre Werbekonten und Design-Werkzeuge, bleibt und wird angebunden.
Vertrieb und Verträge
Vom Erstgespräch bis zur Unterschrift läuft ein fester Ablauf. Angebote entstehen aus dem Gespräch.
Kundenstart
Ein neuer Kunde löst alle Aufgaben, Zugänge und Abfragen von selbst aus.
Projekte und Freigaben
Jede Aufgabe hat einen Stand. Offene Freigaben erinnern sich selbst.
Reporting
Zahlen aus allen Konten fließen zusammen. Der Entwurf liegt zur Prüfung bereit.
Abrechnung
Erbrachte Leistungen werden zu Rechnungsentwürfen. Nichts rutscht mehr durch.
Wissen
Was Ihr bester Mitarbeiter weiß, steht jedem im Team zur Verfügung.
Was wir für Sie bauen
Alles für Agenturen. In einer App, die für Sie arbeitet.
Nicht nur einzelne Agenten: Wir bauen Ihre eigene App, in der Ihr ganzes Unternehmen läuft. Mit Kundenportal, automatisierten Abläufen und Anbindung an die Programme, die Sie behalten wollen.
Ihre Unternehmens-App
Kunden, Aufträge, Termine, Dokumente, Rechnungen, Team und Zahlen an einem Ort. Gebaut nach Ihren Abläufen, nicht nach einem Standardprogramm.
KI-Agenten
Digitale Mitarbeiter mit festen Aufgaben: Mails beantworten, Angebote schreiben, Rechnungen stellen, nachfassen. Rund um die Uhr, auch im Urlaub.
Kundenportal
Ihre Kunden sehen den Stand, laden Unterlagen hoch, buchen Termine und unterschreiben online. Das spart Rückfragen und Telefonate.
Automatisierte Abläufe
Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung greift jeder Schritt in den nächsten. Nichts bleibt liegen, nichts wird doppelt getippt.
Anbindung Ihrer Systeme
E-Mail, Kalender, Telefon, Buchhaltung, DATEV und Ihre Fachsoftware werden angebunden. Was gut läuft, bleibt.
Steuerung und Zahlen
Auswertungen, Wochenberichte und Warnungen, wenn etwas hängt. Sie sehen jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht.
Was Sie davon haben
Weniger Kosten. Mehr Gewinn. Mehr Leben.
- Weniger Köpfe je KundeMehr Kunden heißen nicht mehr mehr Einstellungen. Genau das zeigt unser eigener Fall.
- Weniger BüroflächeWenn weniger Menschen mehr Kunden betreuen, schrumpft der Platzbedarf mit.
- Weniger ToolsProjekttool, Reporting, Vertrag, Rechnung und Wissen laufen in einer App zusammen.
- Niedrigere FixkostenPersonal- und Softwarekosten sinken, während das Geschäft wächst.
- Mehr Marge je KundeDie Stunde bleibt beim Kunden, nicht in der Übergabe.
- Weniger FeuerwehrKein Briefing geht verloren, keine Freigabe bleibt hängen, kein Reporting wird nachts gebaut.
Der Ablauf in der Praxis
Ein Kunde, vom Abschluss bis zur Rechnung
So sieht das im Alltag aus: Links arbeitet Ihre App mit ihren KI-Agenten, rechts sehen Sie, was für Sie übrig bleibt.
- 1Abschluss
KI-AgentErstellt den Vertrag aus dem Gespräch und legt das Projekt an.
SieSie geben den Vertrag frei.
- 2Kundenstart
KI-AgentStellt Fragebogen, holt Zugänge und Unterlagen ein.
SieIhr Team startet mit vollständigem Briefing.
- 3Umsetzung
KI-AgentEntwirft Texte und Vorschläge und hält Aufgaben nach.
SieIhre Leute entscheiden und gestalten.
- 4Freigabe
KI-AgentSchickt zur Freigabe und erinnert den Kunden.
SieDer Kunde gibt per Klick frei.
- 5Reporting
KI-AgentBaut das Reporting aus den Live-Daten und schreibt die Einordnung vor.
SieSie führen das Kundengespräch.
- 6Rechnung
KI-AgentErstellt die Rechnung, prüft den Eingang und mahnt.
SieSie sehen, was offen ist.
Was alles geht
Das alles läuft für Agenturen automatisch.
Vertrieb und Verträge
- Leads annehmen und qualifizieren
- Gesprächsnotizen schreiben
- Angebote und Verträge erstellen
- Nachfassen
- Abschluss ans Team übergeben
Kundenstart
- Onboarding-Fragebogen
- Zugänge einholen
- Projekt und Aufgaben anlegen
- Kick-off vorbereiten
- Willkommensablauf
Umsetzung
- Texte und Konzepte vorschreiben
- Kampagnen vorbereiten
- Korrekturen einarbeiten
- Qualität prüfen
- Webseiten und Funnels bauen
Freigaben und Kommunikation
- Freigaben einholen
- Kundenmails vorbereiten
- Meeting-Protokolle
- Aufgaben aus Gesprächen
- Status für den Kunden
Reporting und Abrechnung
- Reporting aus Live-Daten
- Einordnung vorschreiben
- Rechnungen
- Zahlungseingang und Mahnungen
- Stunden und Marge je Kunde
Team und Wissen
- Prozesse dokumentieren
- Wissensplattform
- Einarbeitung
- Urlaub und Kapazität
- Bewerbungen vorsortieren
Ihr Tag
Derselbe Kunde, zwei Wege.
Heute
- Briefing abtippen und verteilen
- Reporting aus fünf Tabellen
- Dreimal wegen der Freigabe nachhaken
- Kundenwechsel im Team kostet eine Woche
- Rechnung am Monatsende zusammensuchen
Mit Ihrer App
- Aufgaben stehen nach dem Gespräch
- Entwurf liegt morgens bereit
- Erinnerungen laufen von selbst
- Der ganze Verlauf steht an einem Ort
- Rechnungsentwurf aus den Leistungen
Einspar-Rechner
Was kosten Sie die Übergaben?
Tragen Sie Ihre Werte ein. Arbeiten Sie allein, stellen Sie den ersten Regler auf 1 und nehmen Sie als Vollkosten, was Ihre eigene Stunde wert ist. Der Routine-Anteil ist eine Annahme, die wir im Gespräch für Ihren Betrieb prüfen.
Beispielrechnung, kein Ergebnisversprechen. Sie zeigt das rechnerische Potenzial Ihrer Eingaben. Was erreichbar ist, hängt von Ihren Abläufen ab.
Fallstudie Agentur
Schneider Marketing
Personal- und Softwarekosten, bei mehr Kunden
KI-Agenten erledigen Verkauf, Kundenprojekte, Webseiten, Verträge, Rechnungen, Wissen und Personal in einer eigenen App. Personal- und Softwarekosten sind massiv gesunken, und die Agentur hat dabei mehr Kunden aufgenommen.
Schneider Marketing ist ein Unternehmen von Hans Schneider.
Grenzen, die wir ernst nehmen
Ideen, Urteil und Kundenbeziehung bleiben bei Ihren Leuten.
Kunden vertrauen Ihnen ihre Daten und Marken an. Darum bauen wir so:
- Kundendaten gehen nicht in offene Browser-KI, sondern laufen in einer geschützten Umgebung.
- Ihre Kundenverträge regeln, was KI darf. Das prüfen wir vorab mit Ihnen.
- Jeder Text, der das Haus verlässt, hat vorher ein Mensch gesehen.
- Wo KI-Inhalte gekennzeichnet werden müssen, wird das zum festen Schritt im Ablauf.
- Daten verschiedener Kunden bleiben sauber getrennt.
Der Ablauf
In vier Schritten zum automatisierten Unternehmen.
- 1
Kostenfreies Gespräch
Sie sprechen mit Hans Schneider oder Harald Müller, am Telefon oder per Video. Sie sehen echte Abläufe aus unseren eigenen Unternehmen und erfahren offen, ob sich das für Sie lohnt.
- 2
Analyse und Plan
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und zeigen Ihnen, was sich automatisieren lässt, wo der größte Hebel liegt und in welcher Reihenfolge wir vorgehen.
- 3
Umsetzung
Wir bauen Ihre App, das Kundenportal und die KI-Agenten Schritt für Schritt, beginnend beim teuersten Ablauf. Sie arbeiten früh damit, damit alles zu Ihrem Alltag passt.
- 4
Laufende Betreuung
Wir betreiben die App, halten alles sicher und entwickeln es mit Ihrem Geschäft weiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner, Ihren Client Lead.
Über uns
Das Team hinter Ihrer Automatisierung.
Wir sind KI-Automatisierungsexperten und arbeiten selbst jeden Tag mit unseren eigenen Apps und KI-Agenten. Sie bekommen keinen Vertriebler und keinen anonymen Support, sondern einen festen Client Lead und ein Team, das Ihre App baut, prüft und betreut.
Hans SchneiderGründer und Geschäftsführer
Harald MüllerLeitung Strategie, Ihr Ansprechpartner
Dominik von StrachwitzLeitung Umsetzung und KI-Automatisierung
Alexander SeitzKI-Manager, baut und überwacht die Agenten
Florian WölflKI-Automatisierung und Schnittstellen
Esther AmthorTeamleitung Client Leads
Sebastian BockClient Lead
Eduard ChernykhClient Lead
Jennifer MichaelisQualität und Projekte
Maik MüllerStrategieberatung
Natalia ChernykhLeitung Administration
Oliver BielawskiBackoffice
Was uns Agenturen zuerst fragen
Wir sind kreativ. Lässt sich das überhaupt in Abläufe pressen?
Die Idee nicht, und das soll auch niemand. Alles darum herum schon: Briefing, Abstimmung, Reporting, Abrechnung. Genau dort geht die Zeit verloren.
Unsere Werkzeuge bleiben?
Was gut läuft, bleibt und wird angebunden. Vorab legen wir fest, welche Abos Ihre App ersetzt und welche nicht.
Müssen wir dann weniger abrechnen?
Das entscheiden Sie. Viele Agenturen stehen vor der Frage, wie sie Leistung statt Stunden verkaufen. Das Kontor zeigt Ihnen, was ein Kunde Sie wirklich kostet.
Was sagen unsere Kunden dazu?
Das regeln Ihre Verträge. Vorab klären wir, was Sie offenlegen und welche Daten eine KI sehen darf.
Was kostet das?
Das hängt von Größe und Umfang ab. Eine seriöse Zahl nennen wir, sobald wir Ihre Abläufe kennen, zusammen mit der Rechnung, was Sie heute ausgeben. Das erste Gespräch ist kostenfrei.
Der erste Schritt
Rechnen wir Ihre Agentur durch.
Sagen Sie uns kurz, wo Ihre Agentur die meiste Zeit verliert. Hans Schneider oder Harald Müller melden sich persönlich und sagen Ihnen offen, ob sich KI-Agenten für Sie lohnen.
Hans SchneiderGründer und GeschäftsführerHarald MüllerLeitung StrategieIhre Ansprechpartner