Eigene App und KI-Agenten für Haus- und WEG-Verwaltungen jeder Größe
Mehr Einheiten betreuen. Ohne neue Verwalter zu suchen.
Ihr ERP bleibt. KI-Agenten übernehmen, was drumherum liegen bleibt: Rechnungen, Eigentümeranfragen, Handwerker, Protokolle und Beschlusssammlung.
Was lässt sich bei Ihnen automatisieren? Kostenfrei prüfen
Sie kennen das
Sie verwalten keine Häuser. Sie verwalten Ihr Postfach.
Ihr ERP kann die Buchhaltung. Doch die eigentliche Arbeit steckt in tausend kleinen Vorgängen dazwischen, und die bleiben an Menschen hängen.
- Rechnungen werden einzeln geprüft, zugeordnet und freigegeben.
- Eigentümer fragen dasselbe zum fünften Mal.
- Ein Schaden löst zehn Telefonate aus.
- Protokolle werden am Wochenende geschrieben.
- Die Beschlusssammlung hinkt hinterher.
- Gute Mitarbeiter gehen, weil die Last zu hoch ist.
Wenn es so bleibt
Die Vergütung reicht nicht für noch mehr Handarbeit.
Laut VDIV-Branchenbarometer 2026 fühlen sich 62,1 Prozent der Verwaltungen überlastet, und 57,1 Prozent wollen zeitaufwendige Objekte abgeben. Bei rund 30 € je Einheit im Monat kann man Wachstum nicht mit Personal bezahlen.
Beispiel: Verwaltung mit fünf Sachbearbeitern
| 5 Sachbearbeiter × 58.000 € Vollkosten | 290.000 € |
| Programme (3.000 € im Monat) | 36.000 € |
| Kosten dieses Bereichs im Jahr | 326.000 € |
| Davon 30 % Routine (Annahme) | 97.800 € |
Beispielrechnung mit angenommenen Werten, keine Kundenzahlen und kein Ergebnisversprechen. Mit Ihren Zahlen rechnen Sie im Rechner unten. Der VDIV nennt ein eigenes Beispiel: bei 1.000 Einheiten und 4.000 Rechnungen im Jahr 75 statt 9 Arbeitstage.
Jeder Vorgang hat einen Stand. Niemand muss mehr suchen.
Die Lösung
Ihre KI-Agenten arbeiten oben auf Ihrem ERP.
iX-Haus, PowerHaus und Co. bleiben Buchungssystem. Ihre App legt sich darüber, mit Eigentümer- und Mieterportal, und die Agenten steuern die Vorgänge. Wie tief die Anbindung geht, hängt vom System ab und wird vorab geprüft.
Rechnungseingang
Rechnungen und E-Rechnungen werden gelesen, Objekt und Konto vorgeschlagen, geprüft und zur Freigabe gelegt.
Eigentümeranfragen
Antworten entstehen aus Akte, Teilungserklärung und Beschlüssen. Der Verwalter gibt frei.
Vorgänge und Handwerker
Ein Schaden wird ein Vorgang: Beauftragung, Information, Versicherung, Nachweis.
Versammlung
Einladung, Protokollentwurf und Beschlusssammlung aus einem Guss.
Abrechnung
Fehlende Belege und Auffälligkeiten fallen vor der Abrechnung auf.
Mandatssteuerung
Sie sehen, welches Objekt welchen Aufwand macht, und entscheiden auf Zahlen.
Was wir für Sie bauen
Alles für Verwalter. In einer App, die für Sie arbeitet.
Nicht nur einzelne Agenten: Wir bauen Ihre eigene App, in der Ihr ganzes Unternehmen läuft. Mit Kundenportal, automatisierten Abläufen und Anbindung an die Programme, die Sie behalten wollen.
Ihre Unternehmens-App
Kunden, Aufträge, Termine, Dokumente, Rechnungen, Team und Zahlen an einem Ort. Gebaut nach Ihren Abläufen, nicht nach einem Standardprogramm.
KI-Agenten
Digitale Mitarbeiter mit festen Aufgaben: Mails beantworten, Angebote schreiben, Rechnungen stellen, nachfassen. Rund um die Uhr, auch im Urlaub.
Kundenportal
Ihre Kunden sehen den Stand, laden Unterlagen hoch, buchen Termine und unterschreiben online. Das spart Rückfragen und Telefonate.
Automatisierte Abläufe
Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung greift jeder Schritt in den nächsten. Nichts bleibt liegen, nichts wird doppelt getippt.
Anbindung Ihrer Systeme
E-Mail, Kalender, Telefon, Buchhaltung, DATEV und Ihre Fachsoftware werden angebunden. Was gut läuft, bleibt.
Steuerung und Zahlen
Auswertungen, Wochenberichte und Warnungen, wenn etwas hängt. Sie sehen jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht.
Was Sie davon haben
Weniger Kosten. Mehr Gewinn. Mehr Leben.
- Keine neue Stelle je BestandMehr Einheiten bedeuten nicht mehr Sachbearbeiter. Die Agenten tragen die Routine jedes neuen Objekts mit.
- Weniger BüroflächePapier, Ordner und Arbeitsplätze für reine Sachbearbeitung fallen weg, wenn alles digital durchläuft.
- Weniger ProgrammeTicketsystem, Portal, Rechnungsprüfung und Protokolltool laufen in einer App. Das ERP bleibt.
- Niedrigere FixkostenIhre Kosten je Einheit sinken, statt mit jedem Mandat zu steigen.
- Mehr Gewinn je EinheitDie Vergütung bleibt, die Handarbeit geht. Das ist der Hebel in einem knappen Geschäft.
- Weniger KopfschmerzenEigentümer bekommen schnell Antwort, und kein Vorgang bleibt mehr im Postfach liegen.
Der Ablauf in der Praxis
Ein Rohrbruch, von der Meldung bis zur Rechnung
So sieht das im Alltag aus: Links arbeitet Ihre App mit ihren KI-Agenten, rechts sehen Sie, was für Sie übrig bleibt.
- 1Meldung
KI-AgentLiest die Mail des Mieters, erkennt Objekt und Dringlichkeit und legt den Vorgang an.
SieSie sehen den Fall sofort mit Stand.
- 2Handwerker
KI-AgentWählt den Stammhandwerker und bereitet den Auftrag vor.
SieSie geben frei, bei Eilfällen nach Ihrer Regel.
- 3Information
KI-AgentInformiert Mieter, Eigentümer und Beirat über den Stand.
SieNiemand muss nachfragen.
- 4Versicherung
KI-AgentBereitet die Schadenmeldung mit Fotos und Daten vor.
SieSie prüfen und senden.
- 5Rechnung
KI-AgentLiest die Rechnung, gleicht sie mit dem Auftrag ab und bereitet die Kontierung vor.
SieSie geben frei, das ERP bucht.
- 6Abschluss
KI-AgentSchließt den Vorgang und vermerkt ihn am Objekt.
SieDer Verlauf ist für immer auffindbar.
Was alles geht
Das alles läuft für Verwalter automatisch.
Posteingang
- Mails lesen und dem Objekt zuordnen
- Anliegen einordnen
- Antworten vorbereiten
- Vorgänge anlegen
- Standardfragen selbst beantworten lassen
Rechnungen
- Rechnungen auslesen, auch E-Rechnungen
- Gegen Auftrag und Vertrag prüfen
- Kontierung vorbereiten
- Freigabe einholen
- Ins ERP übergeben
Handwerker und Vorgänge
- Aufträge vorbereiten
- Termine koordinieren
- Nachfassen bei Verzug
- Abnahme dokumentieren
- Schadenmeldungen vorbereiten
Eigentümerversammlung
- Einladung und Tagesordnung
- Vollmachten nachhalten
- Protokoll aus Aufnahme entwerfen
- Beschlusssammlung führen
- Beschlüsse als Aufgaben nachverfolgen
Abrechnung und Fristen
- Unterlagen für die Jahresabrechnung sammeln
- Belege den Kostenarten zuordnen
- Fristen überwachen
- Wartungen und Prüfungen erinnern
- Hausgeld-Mahnungen vorbereiten
Mandate
- Neue Objekte anlegen
- Unterlagen beim Verwalterwechsel erfassen
- Aufwand je Objekt zeigen
- Unrentable Mandate erkennen
- Wochenbericht
Ihr Tag
Derselbe Vorgang, zwei Wege.
Heute
- Rechnung einzeln zuordnen
- Eigentümer anrufen
- Zehn Telefonate wegen eines Schadens
- Protokoll am Wochenende
- Bauchgefühl beim Mandat
Mit Ihrer App
- Vorschlag prüfen, freigeben
- Antwort liegt als Entwurf bereit
- Ein Vorgang, alle informiert
- Entwurf liegt nach der Versammlung vor
- Aufwand je Objekt ist sichtbar
Einspar-Rechner
Was kostet Sie die Handarbeit im Bestand?
Tragen Sie Ihre Werte ein. Arbeiten Sie allein, stellen Sie den ersten Regler auf 1 und nehmen Sie als Vollkosten, was Ihre eigene Stunde wert ist. Der Routine-Anteil ist eine Annahme, die wir im Gespräch für Ihren Betrieb prüfen.
Beispielrechnung, kein Ergebnisversprechen. Sie zeigt das rechnerische Potenzial Ihrer Eingaben. Was erreichbar ist, hängt von Ihren Abläufen ab.
Aus der Praxis
Keine Theorie. Drei Fälle aus dem echten Betrieb.
Die Rechnung oben ist ein Beispiel. Dass das Prinzip trägt, zeigen drei Betriebe von Hans Schneider, die selbst auf KI-Agenten laufen.
KI-Agenten erledigen Verkauf, Kundenprojekte, Webseiten, Verträge, Rechnungen, Wissen und Personal in einer eigenen App. Personal- und Softwarekosten sind massiv gesunken, und die Agentur hat dabei mehr Kunden aufgenommen.
Schneider Marketing
Eine Förderberatung mit Bildungsträger läuft mit einem kleinen Kernteam. KI-Agenten übernehmen Förder-Pipelines, Verträge und Forderungen, das digitale Klassenzimmer läuft in derselben App.
Schneider Consulting
Ein Kapitalanlagen-Haus hat seinen Vertrieb von Beginn an mit KI-Agenten aufgebaut: E-Mail, Kalender, Terminbuchung, Videotermine, Kundenportal und Provisionen laufen in einer App. Die Vertrieblerin führt ihren Arbeitstag darin.
Haus FalkenriedAlle sind Unternehmen von Hans Schneider.
Grenzen, die wir ernst nehmen
Der Verwalter entscheidet. Das Kontor bereitet vor.
Beschlüsse, Rechtsfragen und Zahlungsfreigaben bleiben bei Ihren Leuten.
- Rechtsfragen und Beschlüsse entscheidet der Verwalter.
- Zahlungen gehen nur nach menschlicher Freigabe raus.
- Personenbezogene Daten von Eigentümern und Mietern laufen nach Rollen getrennt.
- Tiefe der ERP-Anbindung hängt vom Anbieter ab, das prüfen wir vorher.
Der Ablauf
In vier Schritten zum automatisierten Unternehmen.
- 1
Kostenfreies Gespräch
Sie sprechen mit Hans Schneider oder Harald Müller, am Telefon oder per Video. Sie sehen echte Abläufe aus unseren eigenen Unternehmen und erfahren offen, ob sich das für Sie lohnt.
- 2
Analyse und Plan
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und zeigen Ihnen, was sich automatisieren lässt, wo der größte Hebel liegt und in welcher Reihenfolge wir vorgehen.
- 3
Umsetzung
Wir bauen Ihre App, das Kundenportal und die KI-Agenten Schritt für Schritt, beginnend beim teuersten Ablauf. Sie arbeiten früh damit, damit alles zu Ihrem Alltag passt.
- 4
Laufende Betreuung
Wir betreiben die App, halten alles sicher und entwickeln es mit Ihrem Geschäft weiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner, Ihren Client Lead.
Über uns
Das Team hinter Ihrer Automatisierung.
Wir sind KI-Automatisierungsexperten und arbeiten selbst jeden Tag mit unseren eigenen Apps und KI-Agenten. Sie bekommen keinen Vertriebler und keinen anonymen Support, sondern einen festen Client Lead und ein Team, das Ihre App baut, prüft und betreut.
Hans SchneiderGründer und Geschäftsführer
Harald MüllerLeitung Strategie, Ihr Ansprechpartner
Dominik von StrachwitzLeitung Umsetzung und KI-Automatisierung
Alexander SeitzKI-Manager, baut und überwacht die Agenten
Florian WölflKI-Automatisierung und Schnittstellen
Esther AmthorTeamleitung Client Leads
Sebastian BockClient Lead
Eduard ChernykhClient Lead
Jennifer MichaelisQualität und Projekte
Maik MüllerStrategieberatung
Natalia ChernykhLeitung Administration
Oliver BielawskiBackoffice
Was uns Verwalter zuerst fragen
Unser ERP kann doch schon vieles.
Das stimmt, und es bleibt. Das Kontor nimmt ab, was im ERP nicht läuft: Vorgänge, Anfragen, Abstimmung, Dokumente.
Funktioniert das mit iX-Haus oder PowerHaus?
Das prüfen wir je System. Teils gibt es Schnittstellen, teils arbeiten wir über Datenaustausch.
Unsere Vergütung ist knapp. Wie soll sich das rechnen?
Genau darum beginnen wir mit der Rechnung je Einheit. Wenn sich ein Kontor nicht rechnet, sagen wir es Ihnen.
Was ist mit der E-Rechnung?
Rechnungen laufen im Kontor zusammen, egal in welchem Format. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025.
Was kostet das?
Das hängt von Größe und Umfang ab. Eine seriöse Zahl nennen wir, sobald wir Ihre Abläufe kennen, zusammen mit der Rechnung, was Sie heute ausgeben. Das erste Gespräch ist kostenfrei.
Der erste Schritt
Rechnen wir Ihren Bestand durch.
Sagen Sie uns kurz, wo Ihr Team die meiste Zeit verliert. Hans Schneider oder Harald Müller melden sich persönlich und sagen Ihnen offen, ob sich KI-Agenten für Sie lohnen.
Hans SchneiderGründer und GeschäftsführerHarald MüllerLeitung StrategieIhre Ansprechpartner