Eigene App und KI-Agenten für Arzt- und Zahnarztpraxen, MVZ und Therapeuten
Mehr Zeit für Patienten. Weniger Telefon am Empfang.
KI-Agenten nehmen Ihrem Empfang die Routine ab: Anfragen, Termine, Recall, Kostenpläne und Privatrechnungen. Jede medizinische Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Was lässt sich bei Ihnen automatisieren? Kostenfrei prüfen
Sie kennen das
Ihr Empfang ist die Telefonzentrale. Und die Patienten warten.
Ihre Praxissoftware macht, wofür sie gebaut ist. Alles andere bleibt an Ihrem Team hängen, und das Team ist schwer zu ersetzen.
- Das Telefon klingelt, während vor dem Tresen jemand wartet.
- Rückrufe stehen auf Zetteln.
- Recall läuft, wenn gerade Zeit ist.
- Kostenpläne bleiben liegen, und niemand fasst nach.
- Anfragen kommen per Telefon, Mail und Portal.
- Für Privatrechnungen bleibt zu wenig Zeit.
Wenn es so bleibt
Jede Stelle, die Sie nicht besetzen können, zahlen die anderen mit.
Laut KBV kostet Bürokratie Ärzte und Psychotherapeuten rund 61 Tage im Jahr. Personal macht rund 58 Prozent der Aufwendungen aus (Zi, 2023), und das Institut der deutschen Wirtschaft rechnet bis 2028 mit einer Lücke von über 14.000 MFA. Mehr Telefon bedeutet also nicht einfach mehr Personal.
Beispiel: Praxis mit drei Kräften an Empfang und Verwaltung
| 3 Kräfte an Empfang und Verwaltung × 46.000 € Vollkosten | 138.000 € |
| Programme (800 € im Monat) | 9.600 € |
| Kosten dieses Bereichs im Jahr | 147.600 € |
| Davon 25 % Routine (Annahme) | 36.900 € |
Beispielrechnung mit angenommenen Werten, keine Kundenzahlen und kein Ergebnisversprechen. Mit Ihren Zahlen rechnen Sie im Rechner unten.
Der Empfang ist wieder für die Menschen da, die vor ihm stehen.
Die Lösung
Ihre KI-Agenten arbeiten neben der Praxissoftware.
Ihr Praxisverwaltungssystem bleibt die Quelle für Patientenakte und Abrechnung. Die Agenten organisieren alles um die Behandlung herum, mit eigener Zugriffstrennung und klaren Regeln für Patientendaten.
Anfragen und Telefon
Alle Anfragen an einem Ort, vorsortiert, mit Rückrufliste statt Zetteln.
Termine
Terminwünsche, Absagen und Warteliste laufen zusammen. Ihr Team bestätigt.
Recall
Erinnerungen laufen regelmäßig, nur mit Einwilligung des Patienten.
Kostenpläne
Offene Pläne fallen auf, das Nachfassen ist vorbereitet.
Privatrechnung
Offene Posten und Erinnerungen laufen durch, soweit Ihre Abrechnung das zulässt.
Team und Überblick
Aufgaben, Vertretung, Einarbeitung und Praxiswissen an einem Ort.
Was wir für Sie bauen
Alles für Praxisinhaber. In einer App, die für Sie arbeitet.
Nicht nur einzelne Agenten: Wir bauen Ihre eigene App, in der Ihr ganzes Unternehmen läuft. Mit Kundenportal, automatisierten Abläufen und Anbindung an die Programme, die Sie behalten wollen.
Ihre Unternehmens-App
Kunden, Aufträge, Termine, Dokumente, Rechnungen, Team und Zahlen an einem Ort. Gebaut nach Ihren Abläufen, nicht nach einem Standardprogramm.
KI-Agenten
Digitale Mitarbeiter mit festen Aufgaben: Mails beantworten, Angebote schreiben, Rechnungen stellen, nachfassen. Rund um die Uhr, auch im Urlaub.
Kundenportal
Ihre Kunden sehen den Stand, laden Unterlagen hoch, buchen Termine und unterschreiben online. Das spart Rückfragen und Telefonate.
Automatisierte Abläufe
Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung greift jeder Schritt in den nächsten. Nichts bleibt liegen, nichts wird doppelt getippt.
Anbindung Ihrer Systeme
E-Mail, Kalender, Telefon, Buchhaltung, DATEV und Ihre Fachsoftware werden angebunden. Was gut läuft, bleibt.
Steuerung und Zahlen
Auswertungen, Wochenberichte und Warnungen, wenn etwas hängt. Sie sehen jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht.
Was Sie davon haben
Weniger Kosten. Mehr Gewinn. Mehr Leben.
- Eine offene Stelle wenigerFehlt eine MFA, tragen die Agenten die Routine mit. Ihr Team bleibt arbeitsfähig, ohne dass Sie jede Lücke besetzen müssen.
- Kleinerer EmpfangWenn weniger am Tresen auflaufen muss, reicht weniger Platz für Verwaltung. Die Fläche gehört den Patienten.
- Weniger Einzel-AbosTerminportal, Recall-Tool, Telefonassistenz und Vorlagen laufen in einer App zusammen. Das PVS bleibt.
- Niedrigere FixkostenMehr Patienten und mehr Anfragen bedeuten nicht automatisch mehr Verwaltung.
- Mehr Umsatz je TagWeniger Ausfälle durch Recall und Erinnerungen, Privatrechnungen und Kostenpläne gehen schneller raus.
- Ruhe am EmpfangDas Telefon klingelt seltener, und Ihr Team hat wieder Zeit für die Menschen vor dem Tresen.
Der Ablauf in der Praxis
Ein Patient, von der Anfrage bis zur Privatrechnung
So sieht das im Alltag aus: Links arbeitet Ihre App mit ihren KI-Agenten, rechts sehen Sie, was für Sie übrig bleibt.
- 1Anfrage
KI-AgentNimmt Anliegen aus Telefon, Mail und Webseite auf und sortiert nach Dringlichkeit.
SieIhr Team sieht, was wirklich sofort Aufmerksamkeit braucht.
- 2Termin
KI-AgentSchlägt passende Zeiten vor und schickt Bestätigung und Erinnerung.
SieIhr Team bestätigt nur Sonderfälle.
- 3Vor dem Besuch
KI-AgentHolt Anamnesebogen und fehlende Angaben ein und legt sie bereit.
SieSie gehen vorbereitet in die Behandlung.
- 4Nach dem Besuch
KI-AgentBereitet Kostenplan, Schreiben und Dokumentationsvorlagen vor.
SieSie prüfen und zeichnen ab.
- 5Privatrechnung
KI-AgentErstellt die Rechnung aus dem PVS-Stand und legt sie zur Freigabe vor.
SieIhr Team gibt frei.
- 6Recall
KI-AgentErinnert zur Kontrolle und füllt frei gewordene Termine nach.
SieDer Kalender bleibt voll, ohne Telefonrunde.
Was alles geht
Das alles läuft für Praxisinhaber automatisch.
Anfragen und Telefon
- Anliegen aus Telefon, Mail und Webseite erfassen
- Dringlichkeit vorsortieren
- Standardfragen beantworten
- Rückrufe planen
- Rezept- und Überweisungswünsche vorbereiten
Termine
- Terminvorschläge
- Bestätigung und Erinnerung
- Ausfälle nachbesetzen
- Warteliste führen
- Absagen verarbeiten
Recall
- Kontrolltermine erkennen
- Erinnerungen versenden
- Rücklauf auswerten
- Vorsorge-Hinweise vorbereiten
- Nachfassen bei fehlender Antwort
Unterlagen
- Anamnesebögen einholen
- Formulare vorausfüllen
- Befunde und Arztbriefe zuordnen
- Kostenpläne vorbereiten
- Schreiben an Kassen und Versicherer entwerfen
Abrechnung
- Privatrechnungen vorbereiten
- Zahlungseingang prüfen
- Mahnungen vorbereiten
- Rückfragen von Patienten beantworten lassen
- Unterlagen für den Steuerberater bereitstellen
Team und Überblick
- Dienstpläne und Urlaub
- Einarbeitung und Praxiswissen
- Bestellungen von Material
- Auslastung und Ausfallquote
- Bewerbungen vorsortieren
Ihr Tag
Derselbe Vormittag, zwei Wege.
Heute
- Telefon und Tresen gleichzeitig
- Rückrufe auf Zetteln
- Recall, wenn Zeit bleibt
- Kostenpläne bleiben liegen
- Einarbeitung kostet Wochen
Mit Ihrer App
- Anfragen vorsortiert, Rückrufe geplant
- Rückrufliste mit Dringlichkeit
- Recall läuft jeden Monat
- Offene Pläne melden sich selbst
- Praxiswissen ist abrufbar
Einspar-Rechner
Was kostet Sie die Routine am Empfang?
Tragen Sie Ihre Werte ein. Arbeiten Sie allein, stellen Sie den ersten Regler auf 1 und nehmen Sie als Vollkosten, was Ihre eigene Stunde wert ist. Der Routine-Anteil ist eine Annahme, die wir im Gespräch für Ihren Betrieb prüfen.
Beispielrechnung, kein Ergebnisversprechen. Sie zeigt das rechnerische Potenzial Ihrer Eingaben. Was erreichbar ist, hängt von Ihren Abläufen ab.
Aus der Praxis
Keine Theorie. Drei Fälle aus dem echten Betrieb.
Die Rechnung oben ist ein Beispiel. Dass das Prinzip trägt, zeigen drei Betriebe von Hans Schneider, die selbst auf KI-Agenten laufen.
KI-Agenten erledigen Verkauf, Kundenprojekte, Webseiten, Verträge, Rechnungen, Wissen und Personal in einer eigenen App. Personal- und Softwarekosten sind massiv gesunken, und die Agentur hat dabei mehr Kunden aufgenommen.
Schneider Marketing
Eine Förderberatung mit Bildungsträger läuft mit einem kleinen Kernteam. KI-Agenten übernehmen Förder-Pipelines, Verträge und Forderungen, das digitale Klassenzimmer läuft in derselben App.
Schneider Consulting
Ein Kapitalanlagen-Haus hat seinen Vertrieb von Beginn an mit KI-Agenten aufgebaut: E-Mail, Kalender, Terminbuchung, Videotermine, Kundenportal und Provisionen laufen in einer App. Die Vertrieblerin führt ihren Arbeitstag darin.
Haus FalkenriedAlle sind Unternehmen von Hans Schneider.
Grenzen, die wir ernst nehmen
Patientendaten behandeln wir anders als alles andere.
Die Schweigepflicht gilt auch für uns. Darum legen wir vor dem ersten Datensatz fest, was das Kontor sehen darf.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung und schriftliche Verpflichtung auf die Schweigepflicht nach § 203 StGB.
- Eng begrenzter Zugriff, jeder Zugriff nachvollziehbar.
- Keine Diagnose, keine Therapieentscheidung durch KI.
- Keine KI-Dokumentation in der Patientenakte, solange die medizinprodukterechtliche Einordnung nicht geklärt ist.
- Die Patientenakte bleibt in Ihrem Praxisverwaltungssystem.
- Telefon-KI gibt sich als KI zu erkennen.
Der Ablauf
In vier Schritten zum automatisierten Unternehmen.
- 1
Kostenfreies Gespräch
Sie sprechen mit Hans Schneider oder Harald Müller, am Telefon oder per Video. Sie sehen echte Abläufe aus unseren eigenen Unternehmen und erfahren offen, ob sich das für Sie lohnt.
- 2
Analyse und Plan
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und zeigen Ihnen, was sich automatisieren lässt, wo der größte Hebel liegt und in welcher Reihenfolge wir vorgehen.
- 3
Umsetzung
Wir bauen Ihre App, das Kundenportal und die KI-Agenten Schritt für Schritt, beginnend beim teuersten Ablauf. Sie arbeiten früh damit, damit alles zu Ihrem Alltag passt.
- 4
Laufende Betreuung
Wir betreiben die App, halten alles sicher und entwickeln es mit Ihrem Geschäft weiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner, Ihren Client Lead.
Über uns
Das Team hinter Ihrer Automatisierung.
Wir sind KI-Automatisierungsexperten und arbeiten selbst jeden Tag mit unseren eigenen Apps und KI-Agenten. Sie bekommen keinen Vertriebler und keinen anonymen Support, sondern einen festen Client Lead und ein Team, das Ihre App baut, prüft und betreut.
Hans SchneiderGründer und Geschäftsführer
Harald MüllerLeitung Strategie, Ihr Ansprechpartner
Dominik von StrachwitzLeitung Umsetzung und KI-Automatisierung
Alexander SeitzKI-Manager, baut und überwacht die Agenten
Florian WölflKI-Automatisierung und Schnittstellen
Esther AmthorTeamleitung Client Leads
Sebastian BockClient Lead
Eduard ChernykhClient Lead
Jennifer MichaelisQualität und Projekte
Maik MüllerStrategieberatung
Natalia ChernykhLeitung Administration
Oliver BielawskiBackoffice
Was uns Praxisinhaber zuerst fragen
Bleibt mein Praxisverwaltungssystem?
Ja. Patientenakte und Kassenabrechnung bleiben dort. Welche Schnittstellen Ihr System anbietet, prüfen wir vorab. Sie sind je nach Hersteller unterschiedlich und teils kostenpflichtig.
Wie ist das mit der Schweigepflicht?
Wir sind als mitwirkende Person eingebunden, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verpflichtung und begrenztem Zugriff. Bevor wir bauen, legen wir fest, welche Daten das Kontor überhaupt verarbeitet.
Schreibt die KI meine Dokumentation?
Das bieten wir derzeit nicht an. Dafür wäre die Einordnung als Medizinprodukt zu klären. Wir bleiben in der Organisation.
Mein Team hat Sorge um die Arbeitsplätze.
Verständlich. Bei der Personallage in Praxen geht es vor allem darum, offene Stellen und Überstunden abzufangen.
Was kostet das?
Das hängt von Größe und Umfang ab. Eine seriöse Zahl nennen wir, sobald wir Ihre Abläufe kennen, zusammen mit der Rechnung, was Sie heute ausgeben. Das erste Gespräch ist kostenfrei.
Der erste Schritt
Schauen wir uns Ihren Empfang an.
Sagen Sie uns kurz, wo Ihr Team die meiste Zeit verliert. Hans Schneider oder Harald Müller melden sich persönlich und sagen Ihnen offen, ob sich KI-Agenten für Sie lohnen.
Hans SchneiderGründer und GeschäftsführerHarald MüllerLeitung StrategieIhre Ansprechpartner