Eigene App und KI-Agenten für Städte, Gemeinden, Landratsämter und öffentliche Einrichtungen
Mehr Zeit für Bürger. Weniger Vorgänge im Rückstand.
KI-Agenten sortieren Anliegen, prüfen Anträge auf Vollständigkeit und bereiten Antworten vor. Entscheidungen bleiben bei Ihren Beschäftigten.
Was lässt sich bei Ihnen automatisieren? Kostenfrei prüfen
Sie kennen das
Die Aufgaben werden mehr. Die Bewerbungen nicht.
Ihre Beschäftigten tragen eine wachsende Last, und viel davon ist Suchen, Nachfragen und Übertragen. An den Beschäftigten liegt das nicht: Jedes Fachverfahren kennt nur seinen Teil, die Lücken dazwischen füllen Menschen.
- Anträge kommen per Portal, Post und Mail und landen an drei Stellen.
- Unvollständige Unterlagen kosten mehrere Runden.
- Die gleichen Bürgerfragen werden jeden Tag neu beantwortet.
- Mit jedem Ruhestand geht Wissen aus dem Haus.
- Daten werden von einem Fachverfahren ins nächste getippt.
- Sitzungsvorlagen und Protokolle fressen ganze Tage.
Wenn es so bleibt
Die Lücke lässt sich nicht allein mit Stellenausschreibungen schließen.
Der Deutsche Städte- und Gemeindebund nannte Ende 2024 über 100.000 unbesetzte Stellen in den Kommunen. Von rund 1,65 Millionen Beschäftigten gehen in den kommenden zehn Jahren annähernd 500.000 in Rente.
Beispiel: Amt mit 15 Beschäftigten
| 15 Beschäftigte × 70.000 € Vollkosten | 1.050.000 € |
| Programme (2.000 € im Monat) | 24.000 € |
| Kosten dieses Bereichs im Jahr | 1.074.000 € |
| Davon 20 % Routine (Annahme) | 214.800 € |
Beispielrechnung mit angenommenen Werten, keine Kundenzahlen und kein Ergebnisversprechen. Mit Ihren Zahlen rechnen Sie im Rechner unten.
Mehr Zeit für den Menschen am Schalter.
Die Lösung
Ihre KI-Agenten arbeiten um Ihre Fachverfahren herum.
Fachverfahren, Dokumentenmanagement und Portale bleiben. Die Agenten legen sich darüber, verbinden sie und nehmen Ihren Beschäftigten die Routine ab.
Eingang
Anliegen aus allen Kanälen werden erkannt, sortiert und der richtigen Stelle zugeordnet.
Vollständigkeit
Der Agent prüft Anträge auf fehlende Unterlagen und bereitet die Nachforderung vor.
Auskunft
Antworten auf häufige Fragen entstehen aus Ihren eigenen Satzungen und Hinweisen, mit Quelle.
Fristen
Jeder Vorgang hat einen Stand und eine Frist. Nichts bleibt liegen.
Sitzungen
Vorlagen, Einladungen und Protokollentwürfe sind vorbereitet.
Wissen
Was erfahrene Beschäftigte wissen, bleibt im Haus, auch nach dem Ruhestand.
Was wir für Sie bauen
Alles für Verwaltungen. In einer App, die für Sie arbeitet.
Nicht nur einzelne Agenten: Wir bauen Ihre eigene App, in der Ihr ganzes Unternehmen läuft. Mit Kundenportal, automatisierten Abläufen und Anbindung an die Programme, die Sie behalten wollen.
Ihre Unternehmens-App
Kunden, Aufträge, Termine, Dokumente, Rechnungen, Team und Zahlen an einem Ort. Gebaut nach Ihren Abläufen, nicht nach einem Standardprogramm.
KI-Agenten
Digitale Mitarbeiter mit festen Aufgaben: Mails beantworten, Angebote schreiben, Rechnungen stellen, nachfassen. Rund um die Uhr, auch im Urlaub.
Kundenportal
Ihre Kunden sehen den Stand, laden Unterlagen hoch, buchen Termine und unterschreiben online. Das spart Rückfragen und Telefonate.
Automatisierte Abläufe
Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung greift jeder Schritt in den nächsten. Nichts bleibt liegen, nichts wird doppelt getippt.
Anbindung Ihrer Systeme
E-Mail, Kalender, Telefon, Buchhaltung, DATEV und Ihre Fachsoftware werden angebunden. Was gut läuft, bleibt.
Steuerung und Zahlen
Auswertungen, Wochenberichte und Warnungen, wenn etwas hängt. Sie sehen jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht.
Was Sie davon haben
Entlastung, die im Haushalt ankommt.
- Abgänge auffangenWer in den Ruhestand geht, muss nicht eins zu eins ersetzt werden, wenn die Routine vom Agenten kommt.
- Weniger Bedarf an FlächeDigitale Akten und weniger Papier entlasten Archive und Arbeitsplätze.
- Weniger InsellösungenFachverfahren, DMS und Portal werden verbunden, statt nebeneinander zu laufen.
- Stabile laufende KostenMehr Aufgaben müssen nicht automatisch zu mehr Stellen führen.
- Mehr Leistung für den HaushaltDasselbe Budget schafft mehr Vorgänge in kürzerer Zeit.
- Mehr Zeit für BürgerWeniger Rückstau am Schreibtisch, mehr Beratung am Schalter, weniger Überlastung im Team.
Der Ablauf in der Praxis
Ein Antrag, vom Eingang bis zum Bescheid
So sieht das im Alltag aus: Links arbeitet Ihre App mit ihren KI-Agenten, rechts sehen Sie, was für Sie übrig bleibt.
- 1Eingang
KI-AgentLiest den Antrag, ordnet ihn zu und bestätigt den Eingang.
SieDer Vorgang liegt sofort beim richtigen Amt.
- 2Vollständigkeit
KI-AgentPrüft Angaben und Anlagen und fordert Fehlendes an.
SieIhre Beschäftigten prüfen Sonderfälle.
- 3Auskunft
KI-AgentBeantwortet Standardfragen aus freigegebenem Wissen.
SieDas Team klärt, was wirklich Rat braucht.
- 4Vorbereitung
KI-AgentFasst den Vorgang zusammen und bereitet Textbausteine vor.
SieIhre Beschäftigten entscheiden.
- 5Bescheid
KI-AgentSetzt den Entwurf aus der Entscheidung zusammen.
SieDer Bescheid wird geprüft und gezeichnet.
- 6Frist und Akte
KI-AgentÜberwacht Fristen und legt den Vorgang im DMS ab.
SieAlles bleibt nachvollziehbar.
Was alles geht
Das alles läuft für Verwaltungen automatisch.
Eingang
- Post, Mail und Portal lesen
- Anliegen zuordnen
- Eingangsbestätigung
- Dubletten erkennen
- An das richtige Amt leiten
Anträge
- Vollständigkeit prüfen
- Fehlendes nachfordern
- Daten in Fachverfahren vorbereiten
- Vorgang zusammenfassen
- Textbausteine für Bescheide
Auskunft
- Standardfragen beantworten
- Bürgerassistent auf der Webseite
- Antworten für Mails vorbereiten
- Mehrsprachige Hinweise
- Termine vergeben
Fristen
- Fristen überwachen
- Erinnerungen
- Wiedervorlagen
- Rückstände zeigen
- Vertretung im Blick
Sitzungen
- Vorlagen zusammenstellen
- Protokolle entwerfen
- Beschlüsse nachverfolgen
- Einladungen
- Niederschriften auffindbar machen
Wissen und Steuerung
- Verwaltungswissen sichern
- Einarbeitung neuer Kräfte
- Auswertung je Amt
- Rechnungseingang vorbereiten
- Berichte für die Leitung
Ihr Tag
Derselbe Antrag, zwei Wege.
Heute
- Antrag von Hand zuordnen
- Fehlende Nachweise erst beim Bearbeiten merken
- Dieselbe Auskunft zum zehnten Mal schreiben
- Fristen in Listen pflegen
- Protokoll am nächsten Tag abtippen
Mit Ihrer App
- Antrag liegt in der richtigen Stelle
- Nachforderung liegt am ersten Tag bereit
- Antwortentwurf mit Quelle
- Fristen melden sich selbst
- Entwurf liegt nach der Sitzung vor
Entlastungs-Rechner
Was kostet Sie die Routine?
Tragen Sie Ihre Werte ein. Arbeiten Sie allein, stellen Sie den ersten Regler auf 1 und nehmen Sie als Vollkosten, was Ihre eigene Stunde wert ist. Der Routine-Anteil ist eine Annahme, die wir im Gespräch für Ihren Betrieb prüfen.
Beispielrechnung, kein Ergebnisversprechen. Sie zeigt das rechnerische Potenzial Ihrer Eingaben. Was erreichbar ist, hängt von Ihren Abläufen ab.
Aus der Praxis
Das Prinzip im echten Betrieb.
Die Rechnung oben ist ein Beispiel. Das Prinzip zeigen zwei Betriebe aus der Wirtschaft, die selbst auf KI-Agenten laufen. Für Verwaltungen geht es nicht um weniger Stellen, sondern darum, Abgänge aufzufangen.
Eine Förderberatung mit Bildungsträger läuft mit einem kleinen Kernteam. KI-Agenten übernehmen Förder-Pipelines, Verträge und Forderungen, das digitale Klassenzimmer läuft in derselben App.
Schneider Consulting
Ein Kapitalanlagen-Haus hat seinen Vertrieb von Beginn an mit KI-Agenten aufgebaut: E-Mail, Kalender, Terminbuchung, Videotermine, Kundenportal und Provisionen laufen in einer App. Die Vertrieblerin führt ihren Arbeitstag darin.
Haus FalkenriedAlle sind Unternehmen von Hans Schneider.
Grenzen, die wir ernst nehmen
Ein Mensch entscheidet. Immer.
Wer öffentliche Aufgaben erfüllt, braucht engere Leitplanken als ein Betrieb. Darum bauen wir so:
- Bescheide erlässt ein Mensch. Vollautomatisch geht das nur, wo ein Gesetz es ausdrücklich erlaubt (§ 35a VwVfG).
- KI, die über Ansprüche auf öffentliche Leistungen mitentscheidet, gilt nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-System. So etwas bauen wir nicht.
- Personenbezogene Daten bleiben in einer geschützten Umgebung, die Ihre Datenschutzbeauftragten früh mitprüfen.
- Personalrat und IT-Leitung sitzen von Anfang an mit am Tisch.
- Die Beschaffung folgt Ihrem Vergaberecht. Den Weg klären wir vor dem ersten Schritt mit Ihrer Vergabestelle.
Der Ablauf
In vier Schritten zum automatisierten Unternehmen.
- 1
Kostenfreies Gespräch
Sie sprechen mit Hans Schneider oder Harald Müller, am Telefon oder per Video. Sie sehen echte Abläufe aus unseren eigenen Unternehmen und erfahren offen, ob sich das für Sie lohnt.
- 2
Analyse und Plan
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und zeigen Ihnen, was sich automatisieren lässt, wo der größte Hebel liegt und in welcher Reihenfolge wir vorgehen.
- 3
Umsetzung
Wir bauen Ihre App, das Kundenportal und die KI-Agenten Schritt für Schritt, beginnend beim teuersten Ablauf. Sie arbeiten früh damit, damit alles zu Ihrem Alltag passt.
- 4
Laufende Betreuung
Wir betreiben die App, halten alles sicher und entwickeln es mit Ihrem Geschäft weiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner, Ihren Client Lead.
Über uns
Das Team hinter Ihrer Automatisierung.
Wir sind KI-Automatisierungsexperten und arbeiten selbst jeden Tag mit unseren eigenen Apps und KI-Agenten. Sie bekommen keinen Vertriebler und keinen anonymen Support, sondern einen festen Client Lead und ein Team, das Ihre App baut, prüft und betreut.
Hans SchneiderGründer und Geschäftsführer
Harald MüllerLeitung Strategie, Ihr Ansprechpartner
Dominik von StrachwitzLeitung Umsetzung und KI-Automatisierung
Alexander SeitzKI-Manager, baut und überwacht die Agenten
Florian WölflKI-Automatisierung und Schnittstellen
Esther AmthorTeamleitung Client Leads
Sebastian BockClient Lead
Eduard ChernykhClient Lead
Jennifer MichaelisQualität und Projekte
Maik MüllerStrategieberatung
Natalia ChernykhLeitung Administration
Oliver BielawskiBackoffice
Was uns Verwaltungen zuerst fragen
Haben Sie Erfahrung mit Verwaltungen?
Ja. Aktuell optimieren wir die Abläufe einer Stadt. Im Gespräch erzählen wir Ihnen, was wir dort lernen.
Wie läuft die Beschaffung?
Nach dem Vergaberecht, das für Sie gilt. Wir beginnen mit einem überschaubaren ersten Auftrag und bauen darauf auf.
Ersetzt das unsere Fachverfahren?
Nein. Fachverfahren bleiben führend. Das Kontor erledigt das, was davor, dazwischen und danach von Hand passiert.
Was bedeutet das für die Beschäftigten?
Sie sollen entlastet werden, nicht ersetzt. Bei den Abgängen, die auf Sie zukommen, geht es um die Frage, wie die Arbeit überhaupt noch zu schaffen ist. Darum gehört der Personalrat früh dazu.
Was ist mit Datenschutz?
Vorab legen wir fest, welche Daten eine KI überhaupt sehen darf. Anwendung und Daten liegen auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was kostet das?
Das hängt von Größe und Umfang ab. Eine seriöse Zahl nennen wir, sobald wir Ihre Abläufe kennen, zusammen mit der Rechnung, was Sie heute ausgeben. Das erste Gespräch ist kostenfrei.
Der erste Schritt
Schauen wir uns einen Vorgang an.
Sagen Sie uns kurz, wo Ihre Verwaltung die meiste Zeit verliert. Hans Schneider oder Harald Müller melden sich persönlich und sagen Ihnen offen, ob KI-Agenten für Sie passen.
Hans SchneiderGründer und GeschäftsführerHarald MüllerLeitung StrategieIhre Ansprechpartner